焦作师范高等专科学校学生档案管理暂行规定

校学文〔2017〕26号

第一章 总则

第一条 学生档案是反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的重要文件，档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了进一步加强我校学生工作的标准化建设，根据上级有关文件精神，结合我校实际，制定本规定。

第二条 学生档案管理工作要本着为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持实事求是的工作方针，实行统一管理、严密保管的办法，维护其真实性和完整性。

第三条 学校有关职能部门和学院是学生档案材料的形成部门和管理部门，必须认真贯彻国家相关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第四条 学生处为学校学生档案的统筹管理部门，学生档案材料的收集、归档和送交等具体工作分别由各相关职能部门和学院负责。

第五条 参与学生档案的收集和管理的部门要认真研究和探讨学生档案管理的经验，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化；要在做好纸介质档案管理工作的同时，加强电子管理系统的论证和开发，力争实现学生档案电子化管理。

第二章 学生档案的收集

第六条新生报到入学后，应将本人考生档案交所属学院审验、归档。新生持录取通知书无法领取到档案的，由学校招生部门负责协调。

第七条 学生档案材料主要包括以下内容：

（1）考生档案、录取通知书、准考证；

（2）学生入学登记表；

（3）军训鉴定表；

（4）新生入学体检表和毕业体检表；

（5）学年鉴定表；

（6）学生成绩表和实习鉴定表；

（7）在校期间获得奖励（包括奖学金）、表彰以及惩处材料；

（8）在校期间学籍变动材料；

（9）毕业生登记表；

（10）在校期间诚信记录方面材料；

（11）就业报到证存根；

（12）其他可供组织参考的有保存价值的材料。

以上各项中第（1）项由新生入学时学生本人提供；第（2）、（5）、（7）、（8）、（9）项由学生处督办；第（3）项由军训责任部门督办；第（4）项由后勤管理处督办；第（6）项由学校教学管理部门督办；第（11）项由学校就业管理部门督办；第（10）项根据实际情况由相应部门督办。以上各项档案材料的具体收集工作由学院完成。

第八条 学院应安排专人负责学生档案材料的收集归档，原则上应每学年收集归档一次。

第三章 学生档案的管理

第九条 归档程序

（一）新生入学后应主动将本人考生档案、入学登记表、录取通知书和准考证交由所属学院审验归档。

（二）各职能部门在完成相关业务工作后（如体检、军训等），要及时将应该归档的材料通知学院领取归档。

（三）学院每学年应完成一次对学生的学年鉴定。学生的学籍变动、奖惩、诚信等材料，相关职能部门手续办理完毕后交由学院归档。

（四）学生毕业时，学院将学生档案材料全部归档，报学生处审核后，粘贴密封条并加盖学籍管理专用章。

第十条归档材料必须准确填写学生姓名以及所在学院、专业、班级和学号。

第十一条 归档的材料，凡规定组织审查盖章的，须有组织盖章，规定同本人见面的（如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定等），一般应有本人的签字，特殊情况下，本人未签字的，可由组织注明。

第十二条 各类材料必须使用16K或A4纸规格的办公用纸，材料左边应留出2-2.5CM的装订边。文字性材料必须是铅印、胶印、油印，表格性材料必须使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第十三条 归档时间

（1）考生档案、录取通知书、准考证、新生体检表和入学登记表应在入学资格复查工作结束时归档完毕。

（2）学生在校期间的学年鉴定、学籍变动、奖惩、诚信等材料，应采取实时收集方式，即时归档。

（3）由各职能部门牵头完成的档案材料，原则上应在相应工作完成后一个月内交由学院归档。

（4）毕业年级的档案材料，原则上应在学生毕业离校前归档完毕。

（5）其他需要归档的材料根据实际情况，由相关职能部门与学院约定归档时间，但原则上不应超过学生毕业时间。

第四章 学生档案的借阅

第十四条 学生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。

第十五条 校外其他单位确需调阅学生档案，须持县级以上单位介绍信，经学生处负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。

第十六条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十七条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第五章 学生档案的转递

第十八条学生发生转专业、转学等学籍异动时，学院要依据学生所持学籍异动手续协助其完成档案的转递。学生退学或被开除学籍时由学院将档案转回生源所在地人事部门。

第十九条学生毕业时，学生档案的转递按学校就业部门的规定办理。

第二十条学生档案必须经严格密封后通过机要交通转递，原则上不准邮寄或交本人自带。

第二十一条 学生持有就业单位出具的调档函件，注明要求学生自带的，办理相关手续后，可以由学生本人带至就业单位。

第二十二条 转出的学生档案，学院要按规定做好记录工作，做到去向清晰，签收明确。

第二十三条学生档案转出后，属人为原因造成丢失或损毁的学校不重新制作档案，若遇档案或部分档案材料出现意外情况丢失或者损坏现象需补办的，应由本人写出详细情况和申请，并附就业单位相关证明，经学校学生处负责人同意后可以复印学生在校期间的有关记录材料。

第二十四条任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第六章 监督管理

第二十五条 学校有关部门要加强对学生档案材料收集归档等工作的监督和检查，及时解决收集归档中的问题。

第二十六条学生档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、坚持原则、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案材料的收集归档等工作。

第二十七条学校各部门要高度重视和支持学生档案管理工作，加大资金投入，加强档案管理工作的软、硬件建设，逐步建立起符合国家标准的档案存放环境，做好防火、防盗、防潮等工作，保证学生档案的安全。

第七章 附则

第二十八条本规定自2017年9月1日起施行。原《焦作师范高等专科学校学生档案管理规定（试行）》（校政文〔2006〕60号）同时废止。

第三十条本规定由学生处负责解释。

二○一七年七月一日